【業務活用】スケジュール調整の候補日を整理する

曜日を間違えたメールは、取り消せない

「10 月 15 日（火）はいかがでしょうか」と送った翌日、相手から「15 日は水曜ですが」と返ってくる。日程調整のミスは、内容そのものは些細でも、注意力を疑われるという点で地味に痛手です。

手作業の日程調整は、ミスが起きやすい条件が揃っています。複数人の空き時間を頭の中で突き合わせ、カレンダーで曜日を確かめ、相手に送る形式に整える。この 3 つを同時にやるので、どこか一つが抜けます。生成 AI に任せられるのは、このうち突き合わせと整形です。

形式を先に決めてから渡す

自分用のメモは「月曜の午後ならいける、火曜は 15 時以降」で十分ですが、そのまま送るわけにはいきません。ここで「リストにして」とだけ頼むと、AI が勝手に決めた形式で返ってきます。

先に形式を指定してください。日付の書き方、1 枠の長さ、いくつ出すか。この 3 つを決めておけば、そのまま貼れる状態で返ってきます。

前後の文面まで一緒に作らせるのが省力化のコツです。「お世話になっております。日程の件、以下の通り候補を挙げさせていただきます」といった定型部分まで含めて出させれば、コピーしてそのまま送信できます。

3 人の空き時間から、共通の枠を見つける

複数人の調整は、頭でやると特につらい作業です。これは実のところ、集合の共通部分を求める計算なので、AI が得意とするところです。

共通部分が 30 分しかなくて 1 時間の枠が取れない、といった指摘まで返ってきます。「共通枠が無い場合は、会議を 30 分に短縮する案と、別日を探す案を提示して」と足しておくと、行き詰まったときの次の手まで用意されます。

日付と曜日だけは、AI を信じない

ここがこのレッスンでいちばん大事なところです。AI は、日付と曜日の対応づけを平気で間違えます。

形式を整えたり、条件に合う枠を抜き出したりする作業は得意ですが、「来週の月曜」が何月何日で何曜日かという計算は、種類の違う仕事です。今日が何日かを知らないまま、それらしい日付を書いてくることもあります。

だから、出てきた候補日リストは必ず手元のカレンダーと照合してください。照合するのは日付と曜日だけでよく、そこさえ確かめれば残りはそのまま使えます。整形は任せ、事実は自分で確かめる。この分担が守れていれば、日程調整のミスはほぼ無くなります。

なお、カレンダーの画面をそのまま貼り付けるときは、他人の氏名や社外に出せない会議名が混ざっていないか確認してください。必要なら「会議 A」「B さん」のように置き換えてから渡します。