【業務活用】マニュアル・手順書の作成を効率化する

手順は頭に入っているのに、書き出せない

毎日やっている作業なのに、いざ手順書にしようとすると書けない。慣れた作業ほど、途中の判断や例外を無意識に飛ばしているので、文章にすると穴だらけになります。しかも読み手は、その穴を埋める知識を持っていません。

さらに厄介なのが順番です。どこから説明を始めるか、前提をどこまで書くか。これを考え始めると手が止まります。マニュアル作成の負担は、書くことではなく、構成を決めることに集中しています。生成 AI はここを肩代わりできます。

走り書きのメモを、そのまま渡す

きれいに整えてから渡す必要はありません。順番がバラバラでも、単語だけでも構いません。断片を渡して、整えるのは AI にやらせます。

これだけで、「はじめに」「操作手順」「注意点」といった見出しが立ち、番号付きの手順に組み直されて返ってきます。

作るものが大きい場合は、いきなり本文を頼まないでください。先に「初心者が理解すべき項目を網羅した目次構成を提案してください」と頼み、目次を確定させてから、節ごとに本文を書かせます。全体像が固まる前に本文を書き始めると、途中で構成を変えたくなって書き直しになります。

読者を書かないと、説明の細かさが決まらない

同じ手順書でも、新入社員向けとベテラン向けでは中身がまったく違います。読者を書かずに頼むと、AI は無難な中間を狙うので、誰にとっても少しずれた文書になります。

もう一つ足したい指示が、失敗の予測です。「この作業で初心者が陥りやすいミスと、よくある質問を 3 つずつ追加してください」と頼むと、自分では思いつかなかった注意書きが出てきます。慣れている人ほど見落とす部分が、ここで補われます。

画面の名前だけは、必ず自分で確かめる

AI は、実際の画面を見ていません。それらしいボタン名やメニュー名を書いてきますが、それが本物とは限りません。「申請」なのか「承認依頼」なのか、実物と食い違ったまま配ると、読んだ人が最初のステップで止まります。

締め切りの日付、承認者の役職、社内ルールの数字も同じです。固有の名前と数字だけは、必ず実物と突き合わせてから配布してください。 ここさえ押さえれば、残りの文章はほぼそのまま使えます。

既存の読みにくいマニュアルの手直しにも同じ手が使えます。長すぎて誰も読まない文書を渡して「3 つのポイントに要約して」と頼む、複数人が書いて文体がばらついた文書を「全体を丁寧なビジネス口調に統一して」と頼む。新規作成より、こちらの方が効果を実感しやすいかもしれません。