【業務活用】敬語・ビジネス表現のチェックをAIに任せる

送信ボタンの前で手が止まる

取引先に送るメールを書き終えて、最後にもう一度読み返す。「この言い方、失礼にならないだろうか」。そこで検索して、マナーサイトを 3 つ開いて、書いてあることが微妙に違っていて、結局もっと迷う。敬語で悩む時間の正体は、正解が分からないことではなく、自分の状況に当てはめてよいか分からないことです。

マナーサイトは一般論しか書けません。相手が誰で、どんな経緯があって、何を頼むメールなのか。そこまで踏まえた判断は、状況を伝えられる相手にしか頼めません。生成 AI に相談する価値はここにあります。

相手を書かないと、丁寧さの度合いが決まらない

敬語には「正しいかどうか」の軸と、「その相手に対して適切かどうか」の軸があります。文法的に正しくても、社内の先輩に使うと他人行儀すぎる表現はあります。だから依頼には、必ず相手との関係を書きます。

角が立ちそうな依頼をするときは、「クッション言葉を適切に織り交ぜて、柔らかい表現にしてください」と添えます。「恐れ入りますが」「お手数ですが」といった一言が本文のどこに入るべきかは、依頼の重さによって変わるので、状況ごと渡して判断させるのが確実です。

敬語を重ねると、かえって失礼になる

日本語の敬語でいちばん多い誤りが、同じ種類の敬語を二重に重ねてしまう二重敬語です。丁寧にしようとするほど起きるので、真面目な人ほどはまります。

「尊敬語に『れる・られる』を足していないか」「謙譲語に『させていただく』を足していないか」の 2 つを疑うだけで、大半は防げます。迷ったら、依頼文に「二重敬語の有無もチェックしてください」と一行足してください。

なぜダメなのかを、その場で聞く

修正案が返ってきたら、そこで終わりにせず「なぜ元の表現は不適切だったのですか」と聞き返してください。文法的な理由まで説明してもらえるので、次から同じ間違いを繰り返さなくなります。

言い回しに迷ったときは、「もう少し柔らかい表現で 3 パターン出してください」と頼むのも有効です。正解を 1 つ探すより、並べて選ぶ方が早く決まりますし、相手との距離感に合うものを自分で選べます。

ただし、AI の提案を鵜呑みにしないでください。丁寧にしようとするあまり、かえって慇懃無礼に響く表現を返すことがあります。送信前に、自分が受け取る側だったらどう感じるかを一度想像してみてください。判断するのは最後まで自分です。