【業務活用】プレゼン資料の構成案を作成する

白いスライドを 1 時間眺めてしまう

パワーポイントを開いて、1 枚目のタイトルを打ち込んで、そこで止まる。気づけば 1 時間が過ぎている。資料作成でいちばん時間を奪うのは、図やデザインではなく構成が決まっていない状態です。

構成さえ決まっていれば、あとはスライドに落とすだけの作業になります。だから最初の一手は、デザインではなく骨子を用意することです。ここに生成 AI を挟むと、白紙からではなく「たたき台を直すところ」から始められます。

目的と聞き手を書かないと、どこにでもある構成が返る

「社内チャットツールの導入プレゼンの構成案を作って」とだけ頼むと、教科書のような無難な構成が返ってきます。AI が手を抜いたわけではなく、誰に何を承認してもらう資料なのかを知らないので、当たり障りのない最大公約数を出すしかないのです。

必要なのは次の 4 つです。目的（何を承認してほしいか）、聞き手（誰が判断するか）、尺（何分・何枚か）、外せない論点。これを書いた瞬間、AI は聞き手が気にする順に話を並べ替え始めます。

構成の型を指定するのも有効です。「PREP 法で組んで」と一行足すだけで、結論が先頭に来て、理由と具体例がその後ろに整列します。PREP 法は結論、理由、具体例、もう一度結論の順に並べる型で、判断する側が途中で読むのをやめても要点が伝わります。役員向けの資料ほど、この一行が効きます。

解説

覚え方 — 自分の資料は「言いたいこと」の順に並びがちです。AI に聞き手を教えると、並び順が「知りたいこと」の順に組み替わります。構成案を AI に頼む価値の大半はここにあります。

一度で完成させようとしない

返ってきた構成案は、そのまま使うものではありません。ここから対話で肉付けしていきます。順番は次の通りです。

1. 弱い節を名指しで深掘りする — 「スライド 4 の『現状の課題』を、役員が納得しやすい時間の試算に置き換えて」
2. 反論を先に潰す — 「コスト意識の高い経営層から出そうな懸念を 5 つと、それぞれへの回答案を出して」
3. 話す原稿を作らせる — 「この構成で、1 枚あたり 1 分で話せる原稿にして」

2 番目が特に効きます。プレゼンで詰まるのは本編ではなく質疑応答であり、そこは自分では死角になりやすい部分だからです。AI に意地悪な聞き手を演じてもらうと、構成そのものの穴も一緒に見つかります。

なお、AI が出してくる市場データや統計は、それらしく見えても出典が存在しないことがあります。スライドに数字を載せるなら、官公庁の統計や自社の実績値で必ず裏を取ってください。