【業務活用】英語メールの作成と翻訳をAIで効率化

英語メールで悩むのは、文法ではない

「この言い方は失礼にあたらないだろうか」。英文メールで時間を食うのは、単語や文法ではなく、この不安です。辞書を引いても、相手との距離感に合っているかまでは分かりません。

従来の翻訳サイトは一文ずつ置き換えるだけなので、この不安は残りました。生成 AI は前後の流れと相手との関係を踏まえて表現を選ぶので、「フォーマルに」「もう少し砕けた感じで」と伝えるだけで温度が変わります。「お世話になっております」のような日本語独特の言い回しも、直訳ではなく I hope this email finds you well. のような英語圏の慣習に沿った形に置き換えてくれます。

日本語の箇条書きのまま渡す

効率がよいのは、完成した日本語を訳させることではありません。要件を箇条書きのまま渡して、最初から英語で書かせることです。日本語の下書きを作る手間がまるごと消えます。

返ってくるのは Dear Mr. Smith, I hope this email finds you well. I am writing to let you know that we shipped the product samples today via EMS. という書き出しで、以下に追跡番号と到着予定日、返信のお願いが続きます。

日程調整の場合は、ここに「相手の現地時間を併記して」と一行足してください。「日本時間 10 月 5 日 10 時」に加えてニューヨーク時間が並ぶので、時差の計算ミスがなくなり、相手にとっても親切な案内になります。

届いた英語メールを読むときも同じです。全文を訳させると読む量が変わらないので、「要点を 3 行にまとめたうえで、返信が必要な箇所だけ日本語で示してください」と頼みます。長いやりとりでも、自分が判断すべき部分だけが残ります。

自分で書いた英文があるなら、添削にも使えます。「文法の誤りを直し、より自然なビジネス表現にしてください。修正したポイントも箇条書きで説明してください」と添えると、なぜ直されたかが分かるので、次から自分で書ける範囲が広がります。

逆翻訳して、意図がずれていないか見る

英語のまま判断するのが不安なときは、できあがった英文をもう一度日本語に訳させてください。自分が伝えたかった内容と食い違っていれば、そこが直すべき箇所です。英語力に自信がなくても、日本語同士なら比べられます。

特に確かめるのは固有名詞、金額、日付の 3 つです。この 3 つは取り違えられても英文としては自然に読めてしまうので、日本語に戻して初めて気づきます。

解説

短い指示で足りるのかと不安になりますが、AI は背景を補うのが得意です。まずは伝えたいことだけを箇条書きで投げてみてください。