ChatGPTでファイルをアップロードして分析する方法

40 ページの調査報告書を、明日の朝までに把握しなければならない。こういうとき、本文をコピーして入力欄に貼り付けようとすると途中で力尽きます。ファイルはそのまま渡せます。

入力欄の左にあるクリップ、または「＋」のアイコンから選ぶか、ファイルを入力欄にドラッグして落とすだけです。読み込まれるとファイル名が表示されるので、そこに「何をしてほしいか」を書いて送ります。ファイルだけを送っても何も始まりません。

渡すものによって、できることが変わる

PDF や Word を渡すと、要約させたり、中身について質問したりできます。「この規約の中で、こちらが不利になる条項はありますか」のような読み方は、全文を自分で読むより速く済みます。

Excel や CSV を渡すと、集計やグラフ作成ができます。このとき ChatGPT は裏側で Python を実行して計算しているので、数字を眺めて推測しているわけではありません。「最も伸びた商品カテゴリを出してください」「月別の推移を折れ線グラフにしてください」といった依頼が通ります。

画像 を渡すと、写っている文字を読み取れます。手書きのメモやチラシ、エラー画面のスクリーンショットから、必要な情報だけを抜き出して表にまとめさせることもできます。ただし小さな文字や複雑な図表は読み違えることがあるので、数字が大事な資料は画像ではなく CSV で渡してください。

「分析して」だけでは、当たり障りのない答えしか出てこない

ファイルを渡したあとの一文で、結果はまったく変わります。「このファイルを分析して、面白い発見を教えてください」と書くと、どこを見ればよいか決められないまま、目次のような回答が返ってきます。

代わりに、知りたいことを項目にして並べます。1 年分の売上データなら「前年比で最も伸びた月とその理由の推測」「顧客一人あたりの単価の推移」「来月やるべきこと 3 つ」と書き、最後に「箇条書きでまとめてください」と添える。項目を先に決めておくと、返ってきた内容をそのまま報告に使えます。

渡してはいけないもの

便利なぶん、うっかり渡してしまう事故も起きます。顧客名簿、社外秘の資料、未公開の財務データは、そのままアップロードしないでください。個人名を「顧客 A」に置き換える、必要な列だけを抜き出した表を作る、といったひと手間で防げます。

ファイルの大きさにも上限があります。1000 ページを超える PDF や巨大な Excel は処理が途中で止まることがあるので、必要な章だけを切り出して渡すほうが確実です。

手元にある広報誌の PDF で構いません。1 度渡して「小学生でも分かるように 5 行で説明してください」と頼んでみてください。読まずに中身が分かる感覚が、いちばん驚くところです。