【業務活用】会議の議事録を要約・整理する活用術

会議が終わった時点で、まだ仕事が残っている

会議が終わってメモを見返し、これを議事録にまとめるのかと気が重くなることがあります。話を整理し、決まったことを明確にし、次に誰が何をするかを書き出す。本会議と同じくらい時間がかかることも珍しくありません。

ただ、この作業に新しい判断は含まれていません。すでに話されたことを、読める形に並べ直すだけです。書かれている情報を組み替える作業は、生成 AI がもっとも得意とする形の仕事です。

渡す材料は、オンライン会議ツールの文字起こしでも、自分が会議中に取った箇条書きのメモでも構いません。

決定・保留・次の行動の 3 つに落とす

「要約してください」とだけ頼むと、話の流れをなぞった文章が返ってきます。ところが議事録で読まれるのは流れではありません。決まったこと、決まらなかったこと、次に動く人の 3 つです。だから出力の構成をこちらから指定します。

返ってくるのは「決定事項 → 新プランの提供開始は 12 月 1 日とする」「ネクストアクション → 料金表の改訂案を田中が 11 月 20 日までに作成」といった形の、項目ごとに整理された議事録です。

構成を毎回同じにしておくと、誰が書いても議事録の粒度が揃います。人が書くと、その日の疲れ具合で詳しさが変わってしまいます。「会議に参加できなかったメンバーが読んでも」の一行も効いています。読み手を指定しないと、その場にいた人にしか通じない省略が残ります。

会議の種類ごとに足す一文も決まっています。定例なら「前回の決定事項と比較して、進捗を整理して」。アイデア出しなら「出た意見をカテゴリごとに分類して」。意見が割れた会議なら「対立点と、合意した点と、未解決の点を分けて」と加えます。

要約しすぎると、アイデア出しの会議では貴重な案が消えます。決定事項だけが残る議事録は、次に同じ議論を一からやり直すことになります。圧縮の強さは会議の性質に合わせて調整してください。

略語と担当者名は取り違える

議事録で困るのは、文章が硬いことではありません。担当者と期限が間違っていることです。誰がいつまでにやるかを取り違えたまま共有すると、そこで仕事が止まります。

社内の略語も誤解のもとです。プロンプトの冒頭に「※ NP は新プロジェクトの略称です」と 1 行入れておくだけで、的外れな解釈が減ります。業界特有の言い回しがある職場では、この注釈をメモの定型にしておくとよいでしょう。

要約の質は、渡すテキストの質で決まります。手書きの断片的なメモより、文字起こしツールを通した全文のほうがはるかに正確な議事録になります。最後に、日付と担当者と期限だけを元のメモと突き合わせてください。ここさえ合っていれば、議事録としては使えます。