お客様への週の報告には、何を書きますか

報告の形

お客様は忙しく、報告を上から数行しか読まないこともあります。だから、読んだ人に動いてほしいことほど上に置きます。

毎週同じ形にしておくと、お客様は慣れて、必要な所だけを素早く読めるようになります。

決めてほしいことを先頭に

報告でいちばん大事なのは、お客様に決めてもらうことです。これが本文の途中に埋もれていると、だれも決めないまま 1 週間が過ぎ、作業が止まります。

決めてほしいことは、1 つずつ、選べる形で書きます。たとえば「通知はメールと社内チャットのどちらにしますか。来週の水曜までに決まると、月末の試しに間に合います」のように、選択肢と期限と、決まらないと何が止まるかを添えます。

進んだことは目的に対して書く

「画面を 3 つ作りました」は作業の報告で、お客様にはそれが良いのか分かりません。「請求の突き合わせを、担当者 2 人が本物のデータで試せる所まで来ました」のように、目的に対してどこまで来たかを書きます。

数字は、目的に近い物を選びます。たとえば、試した件数、手で直さずに済んだ件の割合、1 件あたりの時間などです。先週と比べた変化を並べると、進んでいるかどうかが一目で分かります。

悪い知らせを早く

遅れや問題は、報告に書きにくいものです。けれども、遅れを知るのが遅いほど、お客様が打てる手は減ります。分かった時点で、週の報告を待たずに知らせ、次の 3 つを一緒に書きます。

• 何が起きたか事実だけを短く
• 何に響くか期限、費用、範囲のどれに、どのくらい
• どう手当てするかこちらの案と、お客様に決めてほしいこと

トレードオフ

報告を詳しく書くほど、記録としては残りますが、読まれにくくなり、書く時間も作る時間から削られます。短くするほど読まれますが、背景が伝わらないことがあります。本文は短く保ち、細かい記録は別の文書に置いて、報告からリンクします。