特定の人しか分からない所 (属人化) を、どう減らしますか

こう聞かれます

• 「特定の人しか分からない所 (属人化) を、どう減らしますか」
• 「ある人が休むと、決済の所をだれも直せません。どうしますか」
• 「詳しい人が辞めると決まりました。残り 1 か月で何をしますか」

面接官が見ている点

• 「文書を書いてもらう」だけで終わらせず、分かる人を実際に増やす動きを考えているか
• どこから手を付けるかを、止まったときの影響の大きさで選んでいるか
• 詳しい人を責めず、その人の負担も減る形で進めようとしているか

短い答え

• まず、だれがどこを分かっているかを表にして、1 人しか分からず、止まると影響が大きい所から手を付けます。
• その所の仕事を、ペアで作る、レビューの担当を回す、当番を回す、で 2 人目、3 人目に渡し、分かる人を 2 人以上にします。
• 文書は別の仕事にせず、判断の記録や手順書として仕事のついでに残る形にします。

少し詳しい答え

よくある間違い

• 文書を書いてもらって終わりにする読まれず、古くなり、実際に直せる人は増えません
• 詳しい人を責める属人化は仕組みの問題です。責めると、その人が知っていることを話しにくくなります
• 全部を一度に減らそうとする作る速さが大きく落ち、続きません。影響の大きい所から順にします

深掘りの問い

• 「詳しい人が手放したがらなかったら」その人の負担 (休めない、夜に呼ばれる) が減ることを伝え、次に任せたい仕事を一緒に決める、と答えます
• 「属人化が減ったと、どう確かめますか」表の「1 人で直せる」の人数と、詳しい人がいない日に直せた件数を見る、と答えます
• 「辞める人が決まったら」残りの期間は新しい仕事を外し、ペアで直しと当番を渡し、手順書を引き継ぐ人が書く、と答えます

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