問49 提案依頼書を作るときの発注者の心得

情報セキュリティマネジメント試験令和元年度秋期午前、全50問のうちの問49。

情報システムを取得するための提案依頼書（RFP）の作成と提案依頼に当たって，取得者であるユーザ企業側の対応のうち，適切なものはどれか。

アRFP 作成の手間を省くために，要求事項の記述は最小限にとどめる。曖昧な点や不完全な点があれば，供給者であるベンダ企業から取得者に都度確認させる。
イ取得者であるユーザ企業側では，事前に実現性の確認を行わずに，要求事項が実現可能かどうかの調査や検討は供給者であるベンダ企業側に任せる。
ウ複数の要求事項がある場合，重要な要求とそうでない要求の区別がつくように RFP 作成時点で重要度を設定しておく。
エ要求事項は機能を記述するのではなく，極力，具体的な製品名や実現手段を細かく指定する。

答えと解説を開く

正解はウです。

RFP (提案依頼書) は、ユーザ企業が作りたいシステムの要求をまとめ、複数のベンダ企業に提案を頼むための文書です。要求が多いと、全部を同じ重さで扱ったのでは、予算や期間の中で何を優先すべきかが伝わりません。RFP を作る時点で「必須」「できれば欲しい」のように重要度を決めておけば、ベンダ企業はそれに沿って提案でき、ユーザ企業も各社の提案を公平に評価できます。正解はウです。

ほかの選択肢が違う理由

ア要求の記述を最小限にすると、ベンダ企業ごとに解釈が分かれ、提案の中身がばらばらになって比べられません。あいまいな点は、ユーザ企業が RFP を作る段階で無くしておくべきです。
イ要求が実現できるかを全くベンダ企業任せにすると、実現できない要求のまま提案を求めることになります。ユーザ企業も事前に実現性を確かめておくべきです。
エ製品名や実現手段を細かく指定すると、ベンダ企業がより良い方法を提案する余地が無くなります。RFP には、何をしたいか (機能) を書き、どう作るかは提案に任せるのが基本です。

仕組み

システムを調達する流れは、情報提供依頼書 (RFI) で各社から情報を集め、RFP で提案を頼み、届いた提案書を評価してベンダ企業を選ぶ、の順です。

RFP の出来が、提案の質と、あとでの「言った、言わない」の争いの多さを左右します。要求をはっきり書き、優先順位を付けることが、発注する側の責任です。