何社ものお客様に入る FDE のチームで、現場で得たことをどう持ち回りますか

型を持ち回る

FDE は一人か少人数で現場に入るので、何もしないと、人ごとにやり方がばらばらになり、同じ失敗を別の現場でくり返します。まず、どの現場でも必ずする作業を型にします。

型は現場で使って直すたびに、チームの置き場の版を上げます。型があると、新しい人でも最初の週に何をするかが分かります。

事例の記録

1 つの現場が終わったら、短い事例の記録を書きます。どんな業務で、何を試し、何が効いて、何が効かなかったか。次に似た業務のお客様に入る人が、最初に読む物になります。

書く形をそろえておくと、あとで探しやすくなります。業務の種類、使った仕組み、うまくいったこと、つまずいたこと、次にやるなら、の欄を決めておきます。

お客様の秘密を混ぜない

事例の記録とチームの置き場には、お客様の名前、社内の数字、本物のデータ、プロンプトに入れた社内の文書を入れません。契約で外に出せない物は、チームの中でも別のお客様の担当には見せないのが基本です。

学びは、業務の種類と仕組みの言葉に置き換えて書きます。「ある製造業の受注の業務で、手書きの欄の読み取りが壁になった」のように、だれのことか分からない形にします。書いた物は、出す前にもう 1 人が秘密が混ざっていないかを見ます。

共通の部品にする前の数

1 つの現場でうまくいった工夫は、すぐにでも共通の部品にしたくなります。でも 1 社の事情に合わせた形は、ほかの会社ではそのまま使えないことがあります。2〜3 社で同じ物が出てから、共通の部分を取り出して部品にします。それまでは、事例の記録に「こう作った」を残しておくだけにします。

振り返りの定期の場

現場が別々だと、話す場を決めないかぎり学びは流れません。2 週に 1 度など、定期の振り返りの場を置き、各自がつまずいたことを 1 つずつ持ち寄ります。そこで型に足すか、事例に残すか、製品のチームへ渡すかを決めます。

新しい人の付け方

新しい人は、まず型と事例の記録を読み、次に先輩の現場に 1 つ付いて、聞き取りから本番前の点検までを横で見ます。そのあと、先輩がそばにいる形で小さな現場を 1 つ持ちます。一人で出すのは、型を使って最初の 2 週間を回せると分かってからにします。

トレードオフ

型をきっちり決めるほど、だれが入っても一定の質になりますが、現場ごとの事情に合わせる余地が減り、型を埋めることが目的になりがちです。ゆるくするほど自由ですが、同じ失敗がくり返されます。必ずする所だけを型にし、型から外れたときは理由を残す、という形で両方を取ります。